A gestão da mudança na implementação de um novo sistema de gestão documental

Elias Monteiro, Isabel Salgueiro Salgueiro, Maria Rita Gago

Resumo


Em maio de 2015 surgiu um desafio no sentido da mudança do paradigma dos sistemas de informação do Município de Oeiras (MO). O objetivo final seria a integração de aplicações com a capacidade de se poder, a qualquer momento, mudar de fornecedor sem necessidade de se alterar a infraestrutura. No que à gestão documental diz respeito, foi feita uma análise da aplicação em funcionamento no município, concluindo-se que a mesma não correspondia aos requisitos do desafio apresentado. Avançou-se então para uma pesquisa de mercado para aferir a existência no mercado de alguma aplicação que correspondesse aos requisitos necessários. Tendo sido encontrada uma solução escalável e com capacidade de adaptação às necessidades identificadas, procedeu-se à sua aquisição, dando-se início ao processo de planeamento da sua implementação. O processo de implementação teve início, como não poderia deixar de ser, com um diagnóstico à organização, nomeadamente aos seus procedimentos internos no que respeita a gestão da informação. Deste diagnóstico nasceu o desenho de uma organização em termos informacionais, com indicadores fundamentais para delinear a estratégia de atuação no qual a gestão da mudança desempenhou um papel fundamental.


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