Inovação e gestão documental na Administração Pública. Encontro promovido pelo Grupo de Trabalho de Gestão de Documentos de Arquivo em Lisboa

Abertura da sessãoSessão de abertura. © Helio Balinha

A Modernização Administrativa em Portugal e a consequente influência na gestão dos sistemas de informação da Administração Pública (AP) foi o tema da 5.ª sessão do Ciclo de Reflexão e Debate, organizada pelo Grupo de Trabalho de Gestão de Documentos de Arquivo (GTGDA) da Associação Portuguesa de Bibliotecários, Arquivistas e Documentalistas  (BAD), no passado dia 18 de Junho, pelas 16h30, no auditório do Camões – Instituto da Cooperação e da Língua.

A sessão começou com a intervenção de Maria Manuel Leitão Marques, Professora Catedrática da Faculdade de Economia da Universidade de Coimbra,  investigadora do Centro de Estudos Sociais e antiga Secretária de Estado da Modernização Administrativa, sobre a inovação na AP e os desafios que se lhe colocam. Seguidamente, os técnicos da Câmara Municipal do Porto (CMP) João Paulo Lopes, Daniela Fernandes Gabriel e Vitor Mesquita apresentaram o caso da CMP e os vários projetos em curso de gestão integrada da informação, baseados em princípios de simplificação/modernização administrativa.

Maria Manuel Leitão Marques durante o seu mandato como Secretária de Estado foi responsável pela criação da Agência para a Modernização Administrativa (AMA) e pelo lançamento do programa SIMPLEX, e foi desta sua experiência que partiu para defender que a AP precisa, acima de tudo, de desenvolver uma cultura de inovação. “Na AP não estamos habituados a experimentar. Tudo resulta de decreto publicado no Diário da República”. Foi desta forma que a oradora se referiu à ausência de um eco-sistema propício à inovação na AP, uma vez que o risco é desincentivado e o fracasso punido de forma mais severa que no sector privado. No entanto, as pressões económica, demográfica e social sobre os serviços públicos estão a forçar a inovação na AP, considera a investigadora. E um dos próximos passos terá de ser a separação entre o back-office e front-office dos serviços públicos, o que obrigará a pensar na gestão documental e em conferir segurança aos funcionários públicos nos sistemas, por forma a acabar com o papel.

Intervenção de Maria Manuel Leitão MarquesApresentação de Maria Manuel Leitão Marques © Helio Balinha

A Câmara Municipal do Porto participa do programa SIMPLEX Autárquico desde o seu início, em 2008, embora à data contasse já com larga experiência na desmaterialização documental. Aos participantes do evento a equipa do Arquivo da CMP trouxe a experiência dos últimos 3 anos. O apoio e envolvimento do Executivo Autárquico nas várias iniciativas levadas a cabo até ao momento, bem como uma visão sistémica e global sobre a CMP, têm permitido o consolidar do processo de modernização e simplificação administrativa da autarquia. Sem nunca perder de vista os objectivos de inovar para o cidadão e de disponibilizar informação de qualidade, João Paulo Lopes, Daniela Fernandes Gabriel e Vitor Mesquita revelaram como os vários projetos da CMP têm visado aumentar a capacidade de receber, produzir e disponibilizar informação digital de qualidade (nado-digital e digitalizada) e, simultaneamente, assegurar a sua preservação de médio e longo prazo.

Esta 5.ª sessão do Ciclo de Reflexão e Debate contou com a presença de participantes vindos de todo o país, que na parte final animaram o debate. Entre as várias questões levantadas, destaque para a certificação dos documentos e repositórios digitais e para a necessidade de alavancar a modernização administrativa do Estado, impedindo que medidas outrora pioneiras se tornem obsoletas.

 

Acede à comunicação da Maria Manuel Leitão Marques aqui e à comunicação dos técnicos da CMP aqui.

Sobre o Autor

Hélio Balinha (Arquivista)