Encontro Arquivos da Administração Pública: os arquivos do Estado em debate

Com organização do Instituto de História Contemporânea (IHC) da Faculdade de Ciências Sociais e Humanas da Universidade Nova de Lisboa (FCSH-UNL) e do Arquivo de Ciência e Tecnologia (ACT) da Fundação para a Ciência e a Tecnologia realizou-se, nos dias 2 e 3 de julho, o Encontro Arquivos da Administração Pública.

 

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Este é o terceiro ano consecutivo em que o IHC e o ACT se associam na organização de encontros sobre arquivos: em 2013, realizou-se o Workshop Arquivos Universitários e, em 2014, o Encontro Arquivos Científicos. Ambos os encontros contaram com uma adesão notável, reflexo da importância e interesse que os temas têm na atualidade.

O Encontro Arquivos da Administração Pública contou com a associação de outras entidades, designadamente o Arquivo da Web Portuguesa, a Associação Portuguesa de Bibliotecários, Arquivistas e Documentalistas (BAD), a Comissão de Acesso aos Documentos Administrativos (CADA) e a Secretaria-Geral do Ministério da Educação e Ciência. Contou ainda com um patrocínio da empresa Keep Solutions.

O Encontro, que decorreu nas instalações da FCSH-UNL, teve por objetivo geral abordar e discutir as questões relacionadas com as políticas, as metodologias e as experiências de intervenção nos arquivos da Administração Pública (AP).

Como objetivos mais específicos podemos referir:

  • Criar bases para a identificação, tratamento e divulgação do património arquivístico produzido ou à guarda dos organismos da AP, independentemente da forma ou suporte dos registos documentais;
  • Compreender a importância dos arquivos públicos não só para a salvaguarda da memória coletiva e individual mas também como garante dos direitos, liberdades e garantias dos cidadãos;
  • Conhecer as políticas, metodologias, processos e instrumentos de gestão da informação nos vários organismos públicos;
  • Contribuir para a identificação dos principais constrangimentos à gestão informacional nos organismos da AP e para a reflexão sobre os desafios que se apresentam na atualidade.

A sessão de abertura contou com uma intervenção de Miriam Halpern Pereira intitulada “A política nacional de arquivos: reflexões de uma historiadora”, na qual foi apresentada uma interessante perspetiva diacrónica do arquivo nacional, da sua evolução orgânica e de algumas das políticas de arquivo nacionais.

As 28 comunicações apresentadas no Encontro encontravam-se articuladas em cinco grandes painéis: “Os arquivos em contexto de reforma”, “Acesso à informação”, “Acesso e preservação digital”, “Tratar para disponibilizar” e “Para uma política de gestão de informação”.

Durante estes dois dias de intensos trabalhos foram muitos os assuntos abordados e discutidos: abordaram-se questões relacionadas com os efeitos que as sucessivas reformas e reestruturações de órgãos e serviços da AP têm provocado na gestão do património arquivístico, em particular, e do património cultural, em geral; apresentaram-se muitos projetos de tratamento arquivístico, alguns já finalizados, outros ainda a decorrer; abordaram-se os temas relacionadas com o acesso à informação e a preservação digital, mas também com o enquadramento jurídico do acesso à informação de cariz público.

Destacamos as apresentações dos técnicos e profissionais da informação das Secretarias-Gerais, entidades que, como se sabe, desde a criação do Programa de Reestruturação da Administração Central do Estado (PRACE), em 2005, são responsáveis pela recolha, tratamento e comunicação dos documentos de uso não corrente dos seus organismos. Nestas comunicações, os conferencistas procuraram dar a conhecer o trabalho que tem sido desenvolvido na promoção e implementação de processos e instrumentos de gestão documental, não apenas na respetiva Secretaria-Geral mas, em muitos casos, no conjunto das entidades tuteladas pelo respetivo ministério.

O Encontro Arquivos da Administração Pública contou com uma numerosa plateia – que ultrapassou a centena e meia de participantes –, composta por profissionais de informação, arquivistas, bibliotecários, investigadores, técnicos e alguns dirigentes da AP. Na sessão de encerramento, a Comissão Organizadora assumiu o compromisso de divulgar os trabalhos e as conclusões retiradas do Encontro.

Para mais informações consulte o site do evento em http://arquivosap.wordpress.com

Os slides que serviram de suporte às apresentações podem ser consultados aqui.

  Paula Meireles e Madalena Ribeiro

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