RECOMENDAÇÕES do 12º Encontro Nacional de Arquivos Municipais (2016)

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O Grupo de Trabalho dos Arquivos Municipais (GT-AM) da Associação Portuguesa de Bibliotecários, Arquivistas e Documentalistas (BAD), tomando por base o resultado da discussão dos grupos de reflexão que ocorreram durante o 12º Encontro Nacional de Arquivos Municipais (ENAM) e as Conclusões da Comissão Científica, formulou um conjunto de Recomendações para as entidades de coordenação política e de propostas de linhas de trabalho para o GT-AM. A formulação destas recomendações tem a intenção de promover:

1) o papel dos arquivos municipais como garante da democracia e cidadania;
2) a revisão do atual quadro legislativo tendo em vista a qualificação dos arquivos;
3) a captação de fundos comunitários para a organização e disponibilização da informação arquivística;
4) o reconhecimento, capacitação e cooperação entre arquivistas municipais

RECOMENDAÇÕES DO 12º ENAM

Recomendações dirigidas ao Secretário de Estado das Autarquias Locais
1. Promoção de ações de sensibilização junto das estruturas da Administração Local sobre:
a. o impacto da reestruturação da administração local na organização e disponibilização da informação;
b. a importância da preservação e estruturação da informação como garante do bom funcionamento das Autarquias e da prestação de serviço público;
c. a indispensabilidade dos arquivos para assegurar os direitos e deveres das autarquias e do cidadão;
d. o envolvimento dos arquivistas em todo o ciclo da gestão da informação, de forma continuada, desde o desenho dos sistemas e a produção da informação, assim como no âmbito das políticas e das normas de interoperabilidade, de modo a criarem um efetivo e controlado ‘arquivo digital’.
2. Promoção de linhas de apoio em programas de financiamento orientadas à modernização administrativa, envolvendo a componente da gestão da informação e os profissionais de arquivo em projetos de desmaterialização de processos e de serviços digitais, para um permanente controlo da qualidade da informação digital.
3. Promoção da capacitação técnica dos municípios com vista a colmatar eventuais desequilíbrios no âmbito da gestão da informação e da interoperabilidade organizativa, nomeadamente nas Comunidades Intermunicipais.
4. Apoio à publicação e implementação da portaria de gestão de documentos para as Autarquias Locais.

Recomendações dirigidas à Direção-Geral do Livro, dos Arquivos e das Bibliotecas
1. Aconselhamento, junto das autarquias, em candidaturas a fundos comunitários no âmbito da modernização administrativa e da desmaterialização de processos, tendo em vista a uniformização de boas práticas e a qualificação dos sistemas de gestão de informação.
2. Sensibilização das entidades gestoras dos fundos comunitários para a necessidade de afetarem verbas para a organização e disponibilização da informação arquivística.
3. Sensibilização das entidades competentes para a definição de um cronograma para a implementação de um esquema nacional de interoperabilidade e segurança da informação.
4. Promoção da revisão legislativa sobre os sistemas de arquivo, tendo em vista o cumprimento de requisitos para a gestão eletrónica da informação, a interoperabilidade, a certificação e a preservação digital.
5. Reforço das auditorias aos sistemas de arquivo e incremento das penalizações por incumprimento.
6. Incentivo aos arquivos distritais para a promoção de redes, integrando os municípios a representação regional da BAD e o GT-AM, com vista à partilha de experiências, informação e conhecimento entre arquivistas municipais.

Recomendações dirigidas à Associação Portuguesa de Bibliotecários, Arquivistas e Documentalistas
1. Reforço de iniciativas no âmbito dos eixos temáticos do 12º ENAM face ao reconhecimento da importância dos temas em análise, presente no documento Conclusões.
2. Acompanhamento dos movimentos que visam a recuperação das carreiras profissionais.
3. Promoção da discussão em torno do uso da expressão “profissional da informação” em detrimento do termo “arquivista”, refletindo sobre a identidade e o perfil subjacente a cada um.
4. Planeamento das ações promovidas pela BAD de modo a evitar a sobreposição de eventos.

LINHAS DE TRABALHO PROPOSTAS AO GRUPO DE TRABALHO DOS ARQUIVOS MUNICIPAIS

1. Intervenção proactiva dos profissionais de informação para a alteração da imagem e da função do Arquivo Municipal, enquanto promotor da mudança em processos e projetos de modernização administrativa e da qualificação dos serviços.
2. Promoção do diálogo interdisciplinar entre arquivistas, informáticos e juristas.
3. Incremento da discussão em torno da reestruturação da administração local e do seu impacto na organização e disponibilização da informação, intensificando a reflexão teórica e científica, bem como o aconselhamento sobre procedimentos a adotar.
4. Construção de uma plataforma de partilha relativa a normas arquivísticas e/ou com interesse para a gestão da informação arquivística – catálogo de normas.
5. Criação de “documentos tipo” que sirvam de modelo á elaboração de cadernos de encargos, regulamentos de arquivo, entre outros.
6. Criação de consórcio de clientes de sistemas e gestão documental com vista à formulação de recomendações para o desenvolvimento de funcionalidades.
7. Exploração das potencialidades oferecidas por software livre para a gestão da informação.
8. Promoção de redes, com participação do GT-AM, em cada distrito ou Comunidade Intermunicipal, tendo em vista a partilha de experiências e saberes entre arquivistas municipais.
9. Criação de mecanismos da interajuda como o S.O.S. PCIAAL e a Bolsa de arquivistas.

O Grupo de Trabalho dos Arquivos Municipais

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