Projeto Comum de Gestão Documental nas Universidades Portuguesas: harmonização e estabilização do vocabulário

Maria Cristina Vieira de Freitas, Luís Corujo, Dora Susana Simões de Sousa

Resumo


Apresentam-se os desenvolvimentos do Projeto Comum de Gestão Documental nas Instituições de Ensino Superior Portuguesas, desenvolvido em colaboração com a Direção Geral do Livro, dos Arquivos e das Bibliotecas, cujo objetivo é produzir os instrumentos comuns Portaria de Gestão de Documentos e Relatório de Avaliação de Documentação Acumulada. O artigo aborda a fase 1 do projeto que corresponde à estabilização e harmonização do vocabulário a ser usado na classificação e na avaliação. A metodologia nesta etapa baseia-se na análise comparada da Macroestrutura Funcional e da Lista Consolidada, publicadas pela DGLAB, e de propostas individuais de portaria de gestão documental produzidas pelas entidades aderentes. Os resultados obtidos nesta fase foram: a) identificação dos processos de negócio específicos das funções do ensino superior (prestação de serviços técnicos e científicos; investigação e desenvolvimento; ensino e formação), na PGD, e dos processos de negócio materializados em séries, no RADA; b) descrição de como esses processos iniciam e terminam; c) formulação de notas de inclusão e de exclusão e de termos de índice. A próxima fase corresponde à análise dos fatores a considerar para a definição dos prazos de conservação administrativa e dos destinos finais. O projeto terminará com a publicação e/ou formalização desses instrumentos.


Palavras-chave


universidades portuguesas, gestão documental, avaliação documental, documentação acumulada, planos de classificação

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