Projecto de Tabela das “Funções - Meio”

Maria José Fidalgo, Paula Cristina Ucha

Resumo


O Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo, através da Divisão de Arquivos Intermédios em colaboração com o Gabinete de Apoio aos Arquivos Correntes, efectuou um projecto de Tabela de Avaliação e Selecção de documentos para as tradicionalmente designadas “Funções–Meio”, ou funções de suporte às actividades dos serviços – Recursos Humanos; Recursos Financeiros e Patrimoniais, alargando-se ainda o seu âmbito às funções de Organização e Funcionamento; Planeamento e Actividades de Controlo; Relações Públicas e Sistemas de Tecnologias de Informação e Documentação.

Este projecto insere-se no âmbito das actividades programadas pelo Instituto e tem como objectivo o apoio aos Serviços da Administração Pública, na avaliação e selecção da documentação produzida para as áreas funcionais de suporte às actividades dos Serviços.

A Tabela pretende ser um documento normalizador de boas práticas arquivísticas ao nível da gestão documental, possibilitando o estabelecimento de uma política de gestão de documentos coerente.

Foram premissas orientadoras deste projecto, a normalização de procedimentos; a estabilização da designação das séries documentais; bem como a sua estrutura classificativa; a definição de prazos de conservação e destino final.

A aplicação deste instrumento permitirá rentabilizar a eficácia dos processos de elaboração de portarias de gestão de documentos, complementando e orientando a feitura dos mesmos.

Este documento ficará disponível na página Web do IAN/TT, para conhecimento e partilha pública de opiniões por parte dos serviços da administração pública.


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